اتوماسیون اداری دنا

iOA

 

 

نرم افزار اتوماسیون دنا با استفاده از جدیدترین تکنولوژی های روز دنیای برنامه نویسی در محیط توسعه شرکت مایکروسافت یعنی نرم افزار پیشرفته Microsoft Visual Studio  که قدرتمند ترین محیط برنامه نویسی می باشد، طراحی و تولید شده خواهد شد.

این نرم افزار با بهره گیری از بانک اطلاعاتی قدرتمند مایکروسافت یعنی Microsoft SQL Server ، اطلاعات مربوط به  نامه نگاری، منابع انسانی، گزینش و سیستم را ثبت و نگهداری کرده و با فراهم نمودن قسمت های مختلف در هر بخش با امکاناتی جامع، امکان مدیریتی راحت تر و کارآمدتر را فراهم خواهد کرد.

در طراحی محصولات از کامپوننت های معروف و معتبر شرکت Telerik استفاده خواهد شد که کارایی و سهولت استفاده از نرم افزار ها را برای کاربران دو چندان خواهد کرده است.

همچنین این نرم افزار از پردازش های چند نخی و همزمان استفاده خواهد کرد که در هر لحظه چندین پردازش به صورت هوشمند فعال هستند که خطای کاربران را بسیار محدود کرده و سرعت پردازش داده ها و برنامه را به حداکثر می رساند.

ویژگی های کلی نرم افزار اتوماسیون دنا :  

• امکان نصب و راه اندازی آسان در کمتر از چند دقیقه توسط هر کاربری
• رابط کاربری ساده و کاربر پسند (User friendly) جهت یادگیری سریع
• طراحی رابط کاربری به صورت هوشمند که در تمامی مراحل کار کاربر را راهنمایی و هدایت میکند
• استفاده از رابط کاربری منحصر به فردی که کاربر را قادر میکند تا با استفاده از فقط موس یا فقط صفحه کلید بتواند با نرم افزار کار کند یا به عبارتی دیگر کاربر بتواند تنها با یک دست و بدون جابجایی دست روی موس و صفحه کلید با نرم افزار کار کند
• امکان نصب و استفاده به صورت “تحت شبکه” و بر روی بیش از یک رایانه که تمامی رایانه ها از یک پایگاه داده مشترک به صورت همزمان استفاده میکنند
• داری راهنمای کامل از مرحله نصب و راه اندازی تا استفاده از نرم افزار و امکان نصب توسط تیم پشتیبانی شرکت به صورت آنلاین و از راه دور
• کامل ترین مجموعه گزارشات آماده و امکان ساختن گزارشات سفارشی در کمتر از چند ثانیه
• امنیت بالا در نگهداری از اطلاعات ثبت شده و مدیریت کاربران با سطوح دسترسی مختلف
• پشتیبانی آنلاین توسط ایمیل، سامانه پیام کوتاه و نرم افزار کنترل از راه دور توسط کارشناسان شرکت

 

بخش های مختلف نرم افزار :

• نامه نگاری

  • نامه ها
    • ثبت وارده (تمامی نامه های وارده به قسمت گزینش ابتدا در این قسمت با مجموع کاملی از اطلاعات مانند شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع نامه، فرستنده، گیرنده، رونوشت، پیگیری کننده، ایجاد کننده، شیوه دریافت، دفتر، شماره ثبت در دفتر، نامه مرتبط، وضعیت، لیست نامه های مرتبط، دبیرخانه، ثبت کننده، تاریخ ثبت، فوریت، طبقه بندی، تصویر نامه و سایر توضیحات مورد نیاز ثبت میشود.)
    • ثبت صادره (تمامی نامه های صادره از گزینش ابتدا در این قسمت با مجموع کاملی از اطلاعات مانند شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع نامه، فرستنده، گیرنده، سازمان یا موسسه یا شخص گیرنده، رونوشت، پیگیری کننده، ایجاد کننده، شیوه ارسال، دفتر، شماره ثبت در دفتر، نامه مرتبط، وضعیت، لیست نامه های مرتبط، ثبت کننده، تاریخ ثبت، تصویر نامه و سایر توضیحات مورد نیاز ثبت میشود.)
    • ثبت داخلی (تمامی نامه های داخلی در گزینش ابتدا در این قسمت با مجموع کاملی از اطلاعات مانند شماره نامه، تاریخ نامه، موضوع نامه، فرستنده، گیرنده، سازمان یا موسسه یا سمت یا پست یا شخص گیرنده، رونوشت، پیگیری کننده، ایجاد کننده، شیوه ارسال، دفتر، شماره ثبت در دفتر، نامه مرتبط، وضعیت، لیست نامه های مرتبط، ثبت کننده، تاریخ ثبت، تصویر نامه و سایر توضیحات مورد نیاز ثبت میشود.)
    • لیست کلی نامه ها (در این بخش تمامی نامه های مختلف ثبت شده را میتوانید مشاهده کنید و از وضعیت هر کدام باخبر شوید، با توجه به نوع لیستی که در این قسمت استفاده شده است در کمتر از چند ثانیه میتوانید لیست را سفارشی کنید و محتویات را فیلتر و نتیجه را چاپ کنید به عبارتی دیگر تمامی گزارشات مورد نیاز در این قسمت قابل تهیه است.)

در هنگام ثبت انواع مختلف نامه ها اطلاعاتی مانند تاریخ هشدار و یادآوری ثبت خواهد شد که سیستم به طور هوشمند در ساعات خلوت کاری نامه های لازم به پیگیری را به شخص مقصد یادآوری خواهد کرد و در صورت عدم توجه مقصد به شخص مبدا یادآوری میکند و همچنین در صورت انجام پیگیری های لازم توسط شخص گیرنده به شخص فرستنده نتیجه را به صورت خودکار یادآوری خواهد کرد.

• ارجاعات

  • ثبت ارجاع (پس از ثبت نامه میتوانید در این قسمت نامه مربوطه را به پرسنل دیگری یا فراتر از گزینش به شخص و سمت خاصی مانند رییس دانشگاه با تکمیل اطلاعاتی مانند موضوع ارجاع، گیرنده، نوع ارجاع، رونوشت، طبقه بندی، فوریت، پیگیری کننده، خلاصه ارجاع، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و سایر اطلاعات مورد نیاز، ارجاع دهید.)
  • لیست ارجاعات (در این بخش میتوانید تمامی ارجاعات را به صورت لیست ببینید که علاوه بر مشاهده و مدیریت کلی بر ارجاعات و وضعیت آن ها میتوانید گزارش های مورد نیاز را از این لیست با چند کلیک تهیه و چاپ کنید.)

مانند بخش نامه ها سیستم به صورت هوشمند مسئولیت پیگیری ارجاعات را به عهده میگیرد و نتایج و هشدار ها و یادآوری ها را همواره به اطلاع طرفین میرساند.

• کارتابل

  • جاری (در این بخش تمامی ارجاعات با مشخصاتی مانند موضوع ارجاع، موضوع نامه، فوریت، شماره ثبت در دفتر، فرستنده، شماره ارسال، تاریخ اولین مشاهده، تاریخ آخرین مشاهده، نوع ارجاع، وضعیت ارجاع، تاریخ دریافت، طبقه بندی، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... به پرسنل در حال استفاده از برنامه نمایش داده میشود که میتواند پس از پیگیری های لازم وضعیت کنونی نامه را تغییر دهد که به صورت خودکار هرگونه تغییر وضعیت در نامه ارجاع شده به شخص ارجاع دهنده اطلاع داده میشود.)
  • در حال پیگیری (در این بخش ارجاعاتی که وضعیت شان در حال پیگیری هستند با مشخصاتی مانند موضوع ارجاع، موضوع نامه، فوریت، شماره ثبت در دفتر، فرستنده، شماره ارسال، تاریخ اولین مشاهده، تاریخ آخرین مشاهده، نوع ارجاع، وضعیت ارجاع، تاریخ دریافت، طبقه بندی، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... وجود دارند.)
  • خاتمه یافته (در این بخش ارجاعاتی که پیگیری شان خاتمه یافته است و یا به هر نحوی تعیین تکلیف شده اند با مشخصاتی مانند موضوع ارجاع، موضوع نامه، فوریت، شماره ثبت در دفتر، فرستنده، شماره ارسال، تاریخ اولین مشاهده، تاریخ آخرین مشاهده، نوع ارجاع، وضعیت ارجاع، تاریخ دریافت، طبقه بندی، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... وجود دارد.)
  • لیست نامه های ارجاع شده (در این بخش لیست تمامی ارجاعات همواره وجود دارد تا کاربر بتواند انواع گزارشات مورد نیاز خود را در مورد ارجاعات تهیه کند.)

• استعلامات

  • ثبت استعلام وارده (در این بخش تمام استعلام های وارده به گزینش چه از داخل سازمان و چه سایر اشخاص و سازمان ها و موسسات بیرونی با رعایت مشخصاتی مانند شماره استعلام، تاریخ استعلام ، موضوع استعلام ، فرستنده، گیرنده، رونوشت، پیگیری کننده، ایجاد کننده، شیوه دریافت، دفتر، شماره ثبت در دفتر، استعلام مرتبط، وضعیت، لیست استعلام های مرتبط، دبیرخانه، ثبت کننده، تاریخ ثبت، فوریت، طبقه بندی، تصویر استعلام و سایر توضیحات ثبت می شود.)
  • ثبت استعلام صادره (در این بخش نیز تمامی استعلام های صادره به اشخاص یا سمت های داخلی و خارجی با مشخصاتی مانند شماره استعلام، تاریخ استعلام ، موضوع استعلام ، فرستنده، گیرنده، رونوشت، پیگیری کننده، ایجاد کننده، شیوه ارسال، دفتر، شماره ثبت در دفتر، استعلام مرتبط، وضعیت، لیست استعلام های مرتبط، دبیرخانه، ثبت کننده، تاریخ ثبت، فوریت، طبقه بندی، تصویر استعلام و سایر توضیحات ثبت می شود.)
  • لیست استعلامات (وضعیت تمامی استعلام های وارده و صادره در این بخش قابل رویت است که انواع گزارشات دلخواه نیز قابل تهیه و چاپ می باشد در این بخش.)

• گزارشات

  • ساخت گزارش (این بخش برای ساخت گزارشات کاملا سفارشی و گرافیکی می باشد که با تجزیه و تحلیل های داده ای شما را در اراده راهکارهای سازمانی مناسب تر یاری خواهد کرد.)
  • گزارشات آماده (توسط تیم برنامه نویسی تعداد متعددی گزارشات حرفه ای به صورت آماده قالب بندی شده است که فقط با یک کلیک میتوانید انواع گزارشات پیچیده و تحلیلی را چاپ کنید.)
  • لیست گزارشات گرفته شده (در این بخش نیز تمامی گزارش های تهیه شده توسط پرسنل مختلف برای مسائل امنیتی یا استفاده مجدد لیست میشوند.)

• پرسنل

  • ثبت پرسنل (تمامی پرسنل گزینش که قرار است از برنامه استفاده کنند باید در این قسمت با تکمیل اطلاعاتی مانند کد پرسنلی، نام و نام خانوادگی، نام پدر، کد ملی، شماره شناسنامه، محل صدور، تاریخ تولد، محل تولد، استان، شهر، جنسیت، تصویر پرسنلی، تلفن منزل، آدرس منزل، کد پستی، تلفن همراه، ایمیل، سطح تحصیلات، رشته تحصیلی، تخصص، واحد های کاری، پست های کاری، سوابق کاری، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... ثبت شوند.)
  • امضاء پرسنل (در این بخش پرسنل جهت تعریف امضا و قسمت های مختلفی که حق امضا دارند با تکمیل اطلاعاتی مانند نام پرسنل، کد پرسنلی، موارد قابل امضا، وضعیت، تاریخ ثبت، ثبت کننده و توضیحات مشخص می شوند.)
  • انتقال کارتابل (در این قسمت میتوان کارتابل یک پرسنل خاص را به پرسنل دیگری با تکمیل اطلاعاتی مانند پست مبدا، پست مقصد، انتقال پرونده های شخصی، پست انتقال دهنده، پرسنل انتقال دهنده، کد پرسنلی انتقال دهنده، تاریخ ثبت، ثبت کننده و توضیحات انتقال داد.)
  • تفویض اختیار (در این بخش می توان سمت خود و اختیارات خود را به صورت محدود و یا کامل در بازه های زمانی خاص به پرسنل دیگری محول کرد.)
  • لیست پرسنل (لیست تمامی پرسنل ثبت شده برای تهیه گزارشات دلخواه در این بخش موجود می باشد.)
  • زمانبندی کاری شامل دو بخش ایجاد زمانبندی و لیست می باشد. در قسمت زمانبندی کاری می توانید به راحتی تنها با چند کلیک برنامه کاری هر پرسنل را تا پایان سال یا تا بی نهایت مشخص و تعیین کرد.
  • گزارشات کاری شامل دو بخش ایجاد گزارش کار و لیست می باشد. قسمت گزارش کاری برای پرسنل می باشد که پس از پایان از روز اداری گزارشات خود را باید در سیستم ثبت کنند تا برنامه بتواند در پایان ماه گزارشی هوشمند از عملکرد کمی و کیفی پرسنل و پزشکان تهیه و با ارائه راهکار های مناسب ضعف های موجود در نیروی انسانی را مدیریت و کنترل کند.

 

• سیستم

  • کاربران
    • ثبت کاربر (میتوان در این بخش برای پرسنل ثبت شده در سیستم با هر سطح دسترسی جهت تامین امنیت، حساب کاربری برای استفاده از نرم افزار استفاده کرد.)
    • تعریف سطح دسترسی (در این بخش میتوان سطوح دسترسی بسیار دقیق و امنیتی را تعیین و تعریف کرد تا از عملکرد کاربران مطمئن باشید)
    • لیست کاربران (لیست تمامی کاربران در این بخش موجود است که میتوان علاوه بر تهیه انواع گزارشات از کاربران میتوان به صورت کلی عده ای را فعال و یا غیر فعال کرد تا در مواقع اضطراری فقط یک کاربر بتواند از برنامه استفاده کند و بقیه با چند کلیک یکجا غیرفعال شوند.)
  • نگهداری اطلاعات
    • پشتیبان گیری خودکار (جهت اطمینان از امنیت داده ها و اطلاعات سیستم به صورت خودکار در بازه های زمانی روزانه، هفتگی و ماهانه از تمامی اطلاعات پشتیبان گیری خواهد کرد تا در صورت از بین رفتن سرور و یا بروز هر نوع مشکل دیگری اطلاعات را بازیابی کنید، با این قابلیت دیگر نگران از بین رفتن اطلاعات نخواهید بود.)
    • پشتیبان گیری دستی (از این قسمت برای پشتیبان گیری دستی از اطلاعات در هر لحظه که مایل بودین می توانید استفاده کنید.)
    • بازیابی اطلاعات (از این قسمت هم برای بازیابی و برگرداندن اطلاعات به حالتی که از قبل از اطلاعات پشتیبان گرفته اید استفاده می شود.)
    • لیست پشتیبان گیری و بازیابی های انجام شده (در این بخش لیست تمام پشتیبان های گرفته شده به صورت خودکار و دستی و لیست تمام بازیابی های انجام شده همراه با قابلیت تهیه و چاپ گزارشات موجود می باشد.)
  • اطلاعات پایه
    • تعریف اشخاص (در این قسمت تمامی اشخاصی که به نحوی باید نام آن ها در اطلاعات وارد شود با تکمیل اطلاعاتی مانند عنوان، نام و نام خانوادگی، کد ملی، ایمیل، تلفن محل کار، تلفن همراه، طبقه بندی، وضعیت، آدرس محل کار، آدرس منزل، تلفن منزل، کد پستی محل کار، کد پستی منزل، عنوان محل کار، سمت های کاری، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... ثبت می شود.)
    • تعریف موسسات (از این قسمت نیز برای تعریف سایر سازمان ها و موسسات و اعضای هر کدام که مورد نیاز گزینش می باشد با تکمیل اطلاعاتی مانند عنوان موسسه، نام موسسه، نام لاتین، طبقه بندی، وضعیت، آدرس، تلفن، پست الکترونیکی، کد پستی، اعضاء موسسه، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... استفاده می شود.)
    • واحد های سازمانی (واحدهای سازمانی موجود در گزینش و همچنین واحد های مورد نیاز خارج از گزینش مانند ریاست دانشگاه در این بخش با تکمیل اطلاعاتی مانند کد سازمانی، نام واحد، نام محترمانه واحد، واحد سازمانی بالاتر، نام اختصار، وضعیت، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... تعریف می شوند.)
    • پست های سازمانی (پست های موجود در گزینش و همچنین پست های مورد نیاز خارج از گزینش مانند ریاست دانشگاه در این بخش با تکمیل اطلاعاتی مانند نام واحد سازمانی، کد پست، نام پست، نام محترمانه پست، پست بالاتر، نام اختصار، نام لاتین پست، شرح وظایف، وضعیت، تعداد قابل احراز، احرازکنندگان، ایمیل، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... تعریف می شوند.)
    • تعریف اندیکاتور (در این بخش نیز اطلاعات پایه مانند دفتر، شماره شروع، مقدار افزایش، شماره جاری، نام مخزن، وضعیت، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... مربوط به دفتر اندیکاتور ثبت می شود تا برنامه بتواند با رعایت قوانین نامه ها را در اندیکاتور خودکار شماره گذاری و ثبت کند.)
    • تعریف بایگانی (اطلاعات و مشخصات بایگانی گزینش مانند کد بایگانی، نام بایگانی، نوع بایگانی، پست مسئول بایگانی، پرسنل مسئول بایگانی، وضعیت، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... در این بخش تعریف می شود.)
    • تعریف دبیرخانه (اطلاعات و مشخصات دبیرخانه گزینش مانند کد دبیرخانه ، نام دبیرخانه ، دفاتر، پست مسئول دبیرخانه ، پرسنل مسئول دبیرخانه ، وضعیت، تاریخ ثبت، ثبت کننده، توضیحات و ... نیز در این بخش تعریف می شود.)
    • اطلاعات پایه نامه ها (تنظیمات اولیه مورد نیاز نامه ها در این بخش به طور کامل قابل مدیریت هستند.)
    • اطلاعات پایه ارجاعات (تنظیمات اولیه مورد نیاز ارجاعات در این بخش به طور کامل قابل مدیریت هستند.)
    • اطلاعات پایه استعلامات (تنظیمات اولیه مورد نیاز استعلامات در این بخش به طور کامل قابل مدیریت هستند.)
  • تنظیمات
    • تنظیمات عمومی (در این تمامی تنظیمات عمومی نرم افزار متناسب با قوانین و اصول گزینش تنظیم خواهند شد.)
    • تنظیمات نرم افزار (تنظیمات اختصاصی مربوط به نحوه بخورد و عملکرد نرم افزار در این قسمت قابل تنظیم خواهند بود.)
  • گزارشات
    • ساخت گزارش (این بخش برای ساخت گزارشات کاملا سفارشی و گرافیکی می باشد که با تجزیه و تحلیل های داده ای شما را در اراده راهکارهای سازمانی مناسب تر یاری خواهد کرد.)
    • گزارشات آماده (توسط تیم برنامه نویسی تعداد متعددی گزارشات حرفه ای به صورت آماده قالب بندی شده است که فقط با یک کلیک میتوانید انواع گزارشات پیچیده و تحلیلی را چاپ کنید.)
    • لیست گزارشات گرفته شده (در این بخش نیز تمامی گزارش های تهیه شده توسط پرسنل مختلف برای مسائل امنیتی یا استفاده مجدد لیست میشوند.)
  • امکانات جانبی
    • دفترچه تلفن
      • شامل دو بخش دفترچه و لیست می باشد که برای کارهای شخصی و کاری میتواند مورد استفاده قرار بگیرد.
    • دفترچه یادداشت
      • شامل دو بخش یادداشت و لیست می باشد که می تواند برای کارهای شخصی و کاری مورد استفاده قرار بگیرد.
    • سیستم هشدار و یادآوری
      • شامل دو بخش هشدار و لیست می باشد که میتواند برای کارهای شخصی و کاری مورد استفاده قرار بگیرد که در هنگام ثبت یک یادآوری عنوان کار، مکان، زمان، نوع کار و اهمیت کار ثبت میشود و قبل از فرارسیدن زمان مشخص شده از طریق نرم افزار و پیامک به پرسنل مربوطه اطلاع رسانی و یادآوری می شود.

 

• در سیستم پرسنل میتواند برای تسریع کار و هماهنگی بیشتر بین پرسنل گزینش، از طریق نرم افزار برای همدیگر پیام ارسال کنند.
• سیستم به صورت هوشمند تمامی نامه ها و ارجاعات و استعلامات را زیر نظر خواهد داشت و با توجه به فوریت آن ها و مدت زمانی که در سیستم ثبت شده اند، موارد خاص را به اطلاع پرسنل می رساند.
• جهت تسریع امور و استفاده حداکثری از وقت پرسنل سیستم به صورت خودکار در ابتدای هر روز برای هر پرسنل برنامه کاری مشخصی که شامل موارد دارای فوریت بالا و مواردی که مدت زیادی از ثبت آن ها گذشته، تعیین می کند در واقع برای هر روز برنامه کاری تعیین می شود.
• با توجه به نیازهای گزینش در بخش امنیت داده ها و محرمانه بودن اطلاعات، فقط و فقط یک نفر به تمامی قسمت های نرم افزار دسترسی کامل خواهد داشت که این شخص میتواند برای تمام پرسنل هر سطح دسترسی که مورد نیاز باد را تعیین و اعمال کند.
• میتوان به کمک گزارشات پیشرفته از عملکرد پرسنل به صورت ماهانه گزارش تهیه گرد و کیفیت کار پرسنل را بررسی کرد.
• پس از تعیین میزان کار برای هر پرسنل توسط مدیر، نرم افزار به صورت خودکار و هوشمند به صورت روزانه برای پرسنل تقسیم کار خواهد کرد و در پایان وقت اداری درصد بازدهی و پیشرفت کار هر پرسنل را به مدیریت گزارش می دهد.
• جهت اطمینان خاطر مدیر از نحوه کار پرسنل تمامی اقدامات پرسنل شامل ثبت، ویرایش، حذف، چاپ و... در قسمت گزارشات امنیتی ثبت خواهد شد که کدام پرسنل چه کاری را در چه زمان و تاریخی انجام داده است.
• محتوای اطلاعات محرمانه مانند نامه ها و استعلامات نیاز به ثبت در برنامه نخواهند داشت و تنها در صورت تمایل میتوان محتوا را نیز اضافه کرد چراکه نرم افزار تنها به مشخصات عمومی نامه ها و استعلامات جهت ادامه کار خود نیازمند است.